Ошибка кадровика — налоговая проблема компании
Уход сотрудника — это не просто передача дел и прощание в чате. За кадровыми изменениями тянется важная налоговая составляющая. Зачастую бухгалтерия и HR работают по инерции: уволили, оформили, забыли. Но именно в этой зоне и кроются ошибки, которые могут обернуться штрафами от ФНС.
Частые ошибки при увольнении: что упускают новички
Новички в кадровом и бухгалтерском учёте часто не осознают, как много налоговых обязательств цепляется к увольнению.
— Неправильное начисление НДФЛ. Задержки в выплатах компенсаций за неиспользованный отпуск или выходного пособия могут привести к неправильной дате фактического дохода, а значит — и к ошибке в налоговом периоде.
— Забытая справка 2-НДФЛ (6-НДФЛ). Некоторые компании считают, что обязаны подавать её только по итогам года. Но при увольнении работника сведения нужно передать оперативно.
— Невыплата всей суммы «на руки». Часто компенсации рассчитываются по усреднённой схеме, но фактические расчёты могут отличаться. Если занизить сумму, возникнет недоплата НДФЛ, о которой работник узнает от налоговой.
— Неучёт выходных пособий в страховых взносах. Многие забывают, что компенсации при сокращении штата частично освобождаются от взносов — но только в пределах трёх средних месячных заработков. Превышение облагается.
Реальные кейсы: учимся на чужих ошибках
В 2023 году московская IT-компания сократила 12 человек по соглашению сторон. Бухгалтер посчитала, что компенсации не облагаются страховыми взносами, ссылаясь на «особый характер выплат». В результате — доначисление 1,8 млн рублей по итогам выездной проверки.
Другой пример: ритейлер из Екатеринбурга не отправил 2-НДФЛ по уволенному сотруднику, полагая, что он не работает с начала года. Итог — штраф 500 рублей за несвоевременную сдачу и запрос объяснений.
Неочевидные решения: что поможет не забыть про налоги
Один из ключевых моментов — автоматизация. Но не та, что «по умолчанию» в типовом ПО, а расширенная.
— Настройте напоминания в ERP-системе, чтобы при завершении трудового договора запускалась чек-листовая проверка налоговых последствий.
— Сделайте связку HR и бухгалтерии через единый электронный документооборот. Так исключите разрывы между увольнением и расчетами.
— Проверьте настройки в 1С: часто при ручном вводе данных сотрудника при увольнении программа не формирует справку автоматически.
Альтернативные методы: думать на шаг вперёд
Для крупных компаний актуальна практика «предувольнительного аудита». За 1-2 недели до планируемого увольнения (особенно по сокращению) проводится мини-проверка начислений, налогов и льгот. Это позволяет заранее исправить ошибки и минимизировать риски.
Малому бизнесу проще — ежеквартальный аудит расчетов с персоналом, включая сверку по НДФЛ и взносам с ФНС, значительно снижает вероятность ошибок. Используя внешний аутсорсинг, можно получить независимую оценку корректности расчётов.
Лайфхаки для профи: как не потерять контроль
Опытные бухгалтера и кадровики делятся своими приёмами, позволяющими не упустить налоги при увольнении:
— Создайте цифровую карту увольнения. Это может быть шаблон-гайд в Excel или в корпоративной системе. Пошаговая проверка всех налогов — от НДФЛ до ПФР.
— Используйте метки в учётной системе. Например, «в процессе увольнения», чтобы видеть, у кого ещё не закрыты налоговые обязательства.
— Настройте выгрузку дисквалификационных показателей. Раз в месяц просматривайте, есть ли сотрудники с «пограничными статусами» — уволен, но числится; расторгнут договор, но не подано по нему уведомление в ПФР.
Вывод: увольнение — это не конец, а точка контроля
Сотрудник может уйти, а налоговые обязательства — остаться. Каждый случай увольнения требует не только кадрового и правового оформления, но и точного налогового расчёта. В условиях ужесточения контроля со стороны ФНС и автоматизированного анализа ошибок на уровне ИИ, игнорировать детали — значит рисковать.
Подходите к расчетам в момент увольнения как к последнему экзамену: если сдали — вы свободны, если нет — вызовут на пересдачу с санкциями.