Перед каждой серьёзной закупкой многие владельцы магазинов действуют по инерции: «в прошлый раз заказали две палеты — и в этот раз возьмём столько же». Пока рынок стабилен, спрос предсказуем, а поставщики не трогают цены, такая тактика иногда срабатывает. Но стоит просесть спросу, измениться курсу валют или подорожать логистике — и те же решения вдруг приводят к убыткам, неликвидам и кассовым разрывам.
Финансовый анализ магазина перед крупной покупкой — это проверка на прочность: хватит ли вам денег пережить эту закупку, окупится ли партия в разумный срок и не обескровит ли она бизнес. Грамотный подход к цифрам позволяет увидеть слабые места ещё до отправки заказа поставщику.
Эксперты розничной торговли справедливо отмечают: продуманный финансовый анализ магазина услуги часто приносит больше выгоды, чем максимальная скидка в прайсе. Скидка действует один раз, а выстроенная система финансового планирования защищает вас при каждом новом заказе.
—
Что нужно для «рабочего» анализа
Для базового, но вполне жизнеспособного анализа не требуется идеальный управленческий учёт или сложные BI-системы. Достаточно доступного мини-набора данных:
1. Учётная система. Любой софт, в котором вы видите продажи, остатки, закупочные цены и маржу: 1С, МойСклад, Эвотор и аналоги. Главное — чтобы можно было выгрузить цифры, а не полагаться на память.
2. История продаж минимум за полгода–год. Чем длиннее период, тем яснее картина сезонности и трендов: какие товары «стреляют» в пиковые месяцы, а какие почти не двигаются.
3. Движение денег хотя бы в Excel. Таблица приходов и расходов по дням или неделям. Она покажет, выдержит ли касса разовый крупный платёж и не столкнёт ли вас в кассовый разрыв.
4. План обязательных платежей на 1–3 месяца. Аренда, зарплаты, налоги, кредиты, регулярные закупки. Без этого легко «перекупить» товар и остаться без денег на базовые расходы.
Вам не нужен идеальный баланс и безупречный P&L, но нужны реальные цифры, пусть даже собранные из разных источников и сведённые вручную.
Если готовы чуть углубиться, подключайте дополнительные инструменты:
— ABC/XYZ-анализ поможет увидеть, какие позиции реально делают кассу, а что просто занимает место на полках.
— Модель точки безубыточности по планируемой партии подскажет, сколько единиц товара нужно продать, чтобы хотя бы выйти «в ноль», а потом уже зарабатывать.
— Упрощённый P&L и баланс покажут общую картину: насколько прибыльна ваша розница и не живёт ли магазин за счёт постоянных вливаний извне.
Часть предпринимателей не хочет уходить в формулы и предпочитает заказать финансовый анализ розничного магазина у внешних специалистов. Это разумно, если сумма закупки велика, а собственных компетенций не хватает. В таких случаях полезно изучить подробную инструкцию по финансовому анализу магазина перед крупными закупками и уже с её пониманием идти к консультанту.
—
Шаг 1. Чётко формулируем цель закупки
Вместо расплывчатого «надо пополнить склад» сформулируйте конкретную задачу:
— подготовить сезонную коллекцию;
— собрать ассортимент под Новый год;
— протестировать новую товарную категорию;
— усилить топовые позиции, которые постоянно заканчиваются.
Запишите три ключевых параметра:
1. На какой период планируется закупаемый товар.
2. Какую выручку вы хотите получить с этой партии.
3. Максимальную сумму, которую готовы в неё вложить.
Практическая рекомендация: ограничивайте бюджет закупки долей от средней месячной выручки — например, 70–80%. Это снижает риск залить весь оборотный капитал в один-единственный рискованный заказ.
—
Шаг 2. Разбираем текущие продажи и остатки
Теперь необходимо посмотреть правде в глаза: что и как реально продаётся сейчас.
1. Выгрузите продажи по товарам (SKU) и группам за последние 6–12 месяцев.
2. Рассчитайте по каждой позиции:
— выручку;
— валовую прибыль;
— среднюю оборачиваемость (дни на складе);
— долю уценок и списаний.
3. Сравните эти данные с текущими остатками:
— какие товары висят на складе «мертвым грузом»;
— какие уходят слишком быстро и заканчиваются.
Крупные закупки стоит ориентировать на то, что продаётся быстро и приносит хорошую маржу. Пополняйте в первую очередь сильные позиции, а не расширяйте ассортимент лишь бы «было красиво на витрине».
—
Шаг 3. Оцениваем финансовый запас прочности
Далее — расчёт, сколько магазин действительно может себе позволить потратить.
1. Составьте список всех обязательных платежей на ближайшие 1–2 месяца.
2. Сделайте консервативный прогноз выручки на тот же срок, опираясь на реальные прошлые показатели.
3. Отнимите из ожидаемых поступлений все обязательные расходы.
4. От оставшейся суммы отложите ещё 10–20% в резерв — это «подушка» на форс-мажоры.
Оставшаяся величина и будет верхней границей бюджета закупки. Многие услуги финансового консультанта для магазинов как раз начинаются с такой простой, но дисциплинирующей процедуры: магазин перестаёт закупаться «на эмоциях» и начинает опираться на банковский счёт и кассу.
Специалисты сходятся во мнении: если после закупки у вас не остаётся денег хотя бы на 1–1,5 месяца работы (аренда, зарплаты, налоги), вы фактически идёте по краю.
—
Шаг 4. Прокручиваем сценарии: от оптимизма к стресс-тесту
Теперь смоделируйте минимум три варианта развития событий по новой партии:
— Оптимистичный — продажи выше среднего, оборачиваемость ускоряется, скидки минимальны.
— Базовый — всё идёт так же, как в прошлые сезоны, без сюрпризов.
— Пессимистичный — продажи падают, часть товара приходится распродавать с дисконтом, сроки оборачиваемости растут.
Для каждого сценария посчитайте:
— срок оборачиваемости партии;
— валовую прибыль;
— возможную потребность в дополнительном оборотном капитале.
Если даже в базовом сценарии вы выходите на границу кассового разрыва, крупную закупку стоит урезать или разбить на несколько поставок.
—
Шаг 5. Пересчитываем маржу и рентабельность
Перед финальным решением по сумме заказа проверьте экономику:
— какова валовая маржа по планируемой закупке;
— как изменится средняя маржа по магазину;
— оправдывает ли рентабельность товара риски по заморозке средств.
Иногда красивый ассортимент с высокой закупочной ценой привлекателен маркетингово, но по факту резко просаживает общую рентабельность магазина. Здесь особенно полезна консультация по финансовому планированию магазина: специалист поможет увидеть, какие группы действительно тянут прибыль вверх, а какие тратят вашу ликвидность.
—
Шаг 6. Учитываем риск неликвидов и возвратов
Даже самый аккуратный прогноз не спасает от «зависших» позиций. Поэтому ещё до оформления заказа продумайте:
— план скидочных акций для потенциально медленных товаров;
— условия возвратов или обмена у поставщика;
— возможность частичной допоставки, если партия продаётся лучше ожиданий.
Отдельно оцените, сколько в деньгах вы готовы допустимо «заморозить» в медленно оборачиваемом ассортименте. Если эта сумма и так уже велика, добавлять к ней ещё один крупный эксперимент с закупкой — опасно.
—
Если расчёты не радуют: как исправлять курс
1. Прогноз показывает кассовый разрыв.
Уменьшайте объём закупки, договаривайтесь о отсрочке платежа или разбивайте заказ на несколько партий. Параллельно ищите, где можно ускорить инкассацию: предоплата от клиентов, работа с дебиторкой.
2. Низкая рентабельность закупки.
Сократите долю низкомаржинальных позиций или пересмотрите розничные цены, если рынок это позволяет. Возможно, стоит поискать альтернативных поставщиков или пересобрать ассортиментную матрицу.
3. Слишком много «замороженных» остатков.
Запустите активную распродажу этих позиций, перераспределите их между точками, рассмотрите наборы и промо-предложения. Новую крупную партию заказывайте только после того, как разберётесь с текущим «завалом».
—
Когда логично подключать экспертов
Если обороты растут, ассортимент усложняется, а ставки по каждой закупке становятся всё выше, имеет смысл задуматься о профессиональной поддержке. Аудит финансового состояния магазина цена обычно несоизмеримо ниже потерь от одной-двух провальных закупок, которые могут выбить бизнес из колеи.
Вы можете:
— разово провести аудит и получить список конкретных действий;
— настроить регулярную отчётность и мониторинг ключевых показателей;
— внедрить понятную систему лимитов закупок и контроля за оборотным капиталом.
Подробная пошаговая методика финансового анализа магазина перед закупками станет хорошей базой для разговора с консультантами и поможет вам говорить с ними на одном языке.
—
Краткая памятка перед каждой крупной закупкой
Перед тем как подписать счёт от поставщика, задайте себе несколько вопросов:
— Я понимаю, какую конкретную цель закрывает эта партия?
— У меня есть расчёт по продажам, марже и оборачиваемости, а не просто «чутьё»?
— После оплаты останутся деньги минимум на 1–1,5 месяца работы магазина?
— Я знаю, какой сценарий буду реализовывать, если продажи пойдут хуже ожиданий?
Если хотя бы на один из этих пунктов ответ «нет», лучше притормозить и вернуться к цифрам. При необходимости подключите услуги финансового консультанта для магазинов: иногда один внешний взгляд на отчётность помогает увидеть риски, которые собственник по привычке не замечает.
Регулярный финансовый анализ перед закупками — это не про бюрократию, а про выживание и рост. Авторитетные эксперты советуют не ограничиваться единичной проверкой, а выстроить повторяемый процесс. В этом поможет и собственная дисциплина, и возможность при необходимости заказать финансовый анализ розничного магазина у профильных специалистов, совмещая внутренние данные с внешним опытом.